Como priorizar tarefas e ser mais produtivo?

Publicado em 16/10/2020 por Luzia Kikuchi

Confesso a vocês que eu tenho um problema: sou uma “maníaca” por otimização e “algoritmização” até de tarefas muito simples como lavar a louça. No caso desse afazer doméstico em específico, eu gosto de separar todas as louças nas seguintes categorias: copos e xícaras; tigelas e vasilhas pequenas; pratos; panelas e talheres. Nesta última ainda há uma subdivisão: facas, garfos, colheres e outros.

Fica mais ou menos assim as louças organizadas antes de eu lavar.

E qual seria a ordem prática de tomar um tempinho para organizar as louças em categorias? Para mim, tem uma razão simples: sensação de progresso. Quando você olha para aquela pilha de louças em cima da pia, dá uma sensação de que o trabalho levará uma eternidade para ser completa. Mas, quando começa a separar a louça em categorias similares e vai colocando uma ordem, logo irá perceber que aquele “amontoado” era só um volume e, na verdade, a pilha de louças que realmente precisa ser lavada é muito menor do que parecia inicialmente.

E, na vida, muitas coisas funcionam dessa forma. Quando você tem um grande problema, parece ser impossível de ser solucionado. Mas, se começar a separá-lo em pequenas partes e começa a resolver pelo que sabe e pode ser resolvido a curto prazo, quanto menos se espera, terá a solução do problema por completo.

Então, para qualquer tipo de tarefa que tenho para resolver, desde a mais simples até a mais complexa, eu sempre sigo um mantra: “priorizar as mais simples” e depois organizar para resolver as mais complexas. Porém, como podemos classificar uma tarefa como “simples” ou “complexa”?

Bem, essa categorização já é bastante pessoal, mas como eu já apresentei em um post anterior, você precisa domar o seu cérebro “festeiro”. E, basicamente, ele quer recompensas rápidas. Então, se você estiver muito atarefado, tente resolver aquelas que podem ser solucionadas com um pouco mais de agilidade, ou seja, as tarefas simples. Dessa forma, você consegue dar uma recompensa para o seu cérebro “festeiro” e terá uma sensação de progresso na sua lista de afazeres e ter uma noção da complexidade de cada uma das tarefas.

Você e suas tarefas ao fundo.

Porém, resolver apenas tarefas simples têm o seguinte risco: você pode ficar só resolvendo aquilo que é “emergencial” e nunca resolver um problema por completo. No mundo corporativo, costuma-se dizer que “alguém vive de apagar incêndio”, ou seja, de resolver tarefas somente a curto prazo, sem um planejamento meticuloso que ajude a melhorar um processo por completo a longo prazo. O preço disso é um desgaste constante de sempre estar ocupado, mas, curiosamente, sempre estar com a sensação de atraso nas entregas. Por isso, saber categorizar dentro de uma mesma tarefa, o que é mais urgente e o que é mais importante de ser resolvido é crucial. 

Por exemplo, vamos voltar para o exemplo da pia cheia de louças novamente. Imagine que eu tenha que lavar as louças e colocar as roupas para lavar na máquina de lavar. Vamos supor que eu comecei bem: separei as louças em tipos e aquelas que são mais fáceis de lavar, pois não têm gordura ou sujeira difíceis de serem limpadas. Por último, ficaram aquelas panelas cheias de gordura da comida que você preparou no almoço em família. Então eu começo a lavar os copos, alguns pratos que só tinham migalhas de pães. E, de repente, paro. Resolvo ir para a máquina de lavar roupa e colocar todas as roupas sujas dentro dela. 

Porém, se eu colocar as roupas coloridas e brancas todas juntas, elas correm o risco de manchar. Então, eu começo a separar, roupa branca, coloridas, escuras… Mas, daí eu percebo que existem também roupas delicadas que vão estragar se colocadas juntas com outras para “bater” na máquina. O que eu faço? Vou ter que lavá-las na mão. Mas, daí o seu cérebro já começa a doer, a preguiça bate e acaba lembrando que nem terminou de lavar a louça. Mas, quando volta, olha para aquela panela e pratos cheio de gordura e não tem mais ânimo para continuar. Resolve voltar para a máquina de lavar e chega a conclusão inevitável de que não vai conseguir lavar todas as roupas de uma vez só. Por preguiça, resolve colocar tudo na máquina e “seja o que Deus quiser”. Acredita que já “resolveu” pelo menos uma tarefa e vai fazer outra coisa.

Tempo depois, quando a máquina apita ao terminar, chega a conclusão do inevitável: roupas brancas manchadas, outras rasgadas. Você terá que lavá-las novamente, mas do jeito que deveria ter feito desde o começo: separando-as por cores e tipos de tecido. Você perdeu tempo e dinheiro, porque gastou água, sabão, energia e mais a reposição das roupas que estragou. Ou seja, achou que resolveu uma tarefa, mas ela volta novamente a você. E, assim, perpetuando o seu dia com afazeres simples que não se resolvem. (E lembre-se que, nessa situação, ainda não terminou de lavar a louça também).

Você tendo que lavar suas roupas tudo novamente.

Dei essa situação hipotética, que pode até ser “ingênua”, mas, quando se trata de tarefas mais abstratas, é muito comum as pessoas ficarem “patinando” em tarefas e mais tarefas e com a sensação de que nada terminam. Sempre estão com pendências para resolver. E, muitas vezes, parecem estar trabalhando de forma proativa e eficiente, mas, na verdade, estão utilizando tempo e energia da forma errada. Lembre-se: trabalhar o tempo todo não é sinônimo de produtividade. É a qualidade da sua entrega, mesmo que sejam tempos pequenos, como falei no post sobre o método se/então, para evitar procrastinação.

E isso vale para qualquer coisa: dos estudos ao trabalho. Então, ficar passando de uma tarefa para outra, o famoso “multitarefa” é contra produtivo, como demonstrei na tarefa de lavar louça e roupa anteriormente. Então, a melhor forma de organizar o seu tempo é priorizar, dentro de uma mesma tarefa as etapas de resolução: do mais simples ao complexo. E, além disso, você precisa estipular um tempo específico do seu dia para resolver a tarefa por completo.

Por exemplo, você precisa estudar Matemática e História. Mas, matemática você tem facilidade para entender e está com as tarefas em dia, mas precisa praticar com um simulado com questões mais desafiadoras. Já a parte de História, precisa ler, tentar escrever um texto com suas próprias palavras e resolver algumas questões da tarefa. Qual dessas disciplinas você vai estudar primeiro? História ou Matemática?

Se você prefere Matemática, a sua tendência é tentar começar por ela primeiro. O problema é que História está com mais pendências que Matemática. Então começo por História e deixo de lado o simulado de Matemática? Errado também. O que você precisa estipular é o tempo adequado para cada uma. Você está bem em Matemática, mas precisa continuar praticando, mas talvez não precise ficar praticando muitos exercícios, fazer alguns de níveis diferentes já é suficiente (eu já disse nesse post, sobre a importância da prática intervalada nos estudos). Terminou de estudar Matemática? Ótimo! Agora vá para a disciplina de História, depois de um intervalo.

Comece resolvendo a leitura e tente responder algumas questões sobre o texto. Veja quantos acertou ou errou e pare. Deixe descansar, volte no dia seguinte e tente começar a revisar por aquelas que errou no dia anterior. Dependendo do seu desempenho nas questões, você pode também tentar escrever um texto sobre o assunto, só com o que você tem em sua memória. Assim, você vai saber se lembra de informações o suficiente e saber o que revisar. 

Depois que já conseguiu compensar uma parte do atraso de História e obteve algum progresso, volte para a Matemática, siga fazendo o simulado com mais alguns exercícios. Eventualmente, se você estudou um pouco menos de horas no dia anterior para Matemática para estudar História, então, a partir do momento que as disciplinas estão em dia, você pode dar um pouco mais de atenção na primeira que estudou menos horas. E assim por diante.

Conseguiu captar mais ou menos a ideia?

E dentro dessas suas tarefas, sempre coloque um tempo de descanso. Seja para tomar um café ou fazer alguma atividade de lazer que goste. O importante é que você resolva uma tarefa de cada vez, mas sempre se dê uma recompensa para que o seu cérebro continue motivado a concluir suas tarefas.

Pausas são importantes para continuar a ser produtivo.

Uma sugestão para manter uma prioridade de tarefas é ter um organizador de tarefas no alcance da sua visão. Neste post eu dei várias opções como sugestão para serem utilizadas.

E se você tem dificuldades para manter-se concentrado ou concentrada, então recomendo ler este post. E para manter metas de longo prazo, também dei 5 dicas de como organizar o seu planejamento para concluir objetivos de longo prazo.

Então? Essas dicas te ajudaram? Conte nos comentários se você tem alguma técnica para priorizar tarefas do seu dia a dia que dê resultado.

No vídeo, eu compilei essas ideias classificando-os em 5 erros que muita gente faz achando que está sendo mais produtivo.

Publicado por

Luzia Kikuchi

Adora aprender sobre o funcionamento do cérebro para que possa entender certos tipos de comportamentos dos seres humanos e assim poder ajudar a si mesma e também a outras pessoas.

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